履歴書は返却される？｜企業の扱いと返却依頼の手順・例文を解説

「履歴書 返却」と検索したあなたは、不採用の連絡を受けた応募先に提出した書類がどうなるのか、気になっているのではないでしょうか。返却されるかどうかは応募先の運用によって異なり、返却しない代わりに責任をもって破棄する対応をとる企業もあります。 返ってこないこと自体が、ただちに問題があるとは限りません。この記事では、IT・機電エンジニア専門の転職エージェントである私たちが、企業側の扱い、返却を依頼する手順と例文、提出前にできる備えを解説します。

結論：返却されない場合が多く、依頼できるかは運用次第です

前提として、押さえておきたい点は次の5つです。

・返却、破棄、一定期間の保管という3つの扱いが一般的
・募集要項に「返却しない」と記載がある場合は、その運用が優先される
・返却されない場合も、応募目的以外に使われない前提で扱われるとされる
・依頼する場合は、選考が終了してから連絡する形が実務的
・提出前に控えを残しておくと、返却の有無にかかわらず困らない

なお、私たちはキャリアの専門家であり、法律の専門家ではありません。個人情報の取り扱いに関する判断は、個人情報保護委員会の相談窓口や弁護士へご確認ください。

提出した履歴書の3つの扱い

企業側の対応は、大きく3つに分かれます。どの対応がとられるかは、募集要項や応募時の案内に書かれている場合があります。

扱い	内容	応募者が確認したい点
返却	選考終了後に郵送などで返す	返送の時期と方法が案内されるか
破棄	応募先の責任で処分する	破棄する旨の案内があるか
一定期間の保管	再応募や別ポジションの検討のため保管する	保管の期間と目的が示されるか

返却されない場合が多い理由

返送には手間と費用がかかります。応募者が多い募集では、全員分を返送する運用は現実的でない場合があります。そのため、返却しない代わりに破棄する対応をとる企業は少なくありません。

面接に持参した書類も同じ扱いになります

その場で回収された書類も、提出物として扱われます。持ち帰りたい場合は、面接の終わりに伝えてください。ただし、選考の判断材料として保管が必要な場合もあり、応じられないこともあります。

私たちの面談でも「面接で渡した書類をそのまま置いてきてしまった」という相談を受けます。持参する場合は、控えを手元に残す前提で用意してください。

応募書類の個人情報はどう扱われるのか

返却されない場合に気になるのは、その後の管理です。応募のために提出した情報は、その目的の範囲で扱われる前提とされます。

一般的な整理は次のとおりです。

・個人情報を取得する際は、利用目的を示すことが求められるとされる
・採用のために取得した情報は、その目的の範囲で扱われるとされる
・不要になった情報は、消去に努めることが求められるとされる
・募集や採用に関わる個人情報の取り扱いには、指針が定められているとされる

いずれも一般的な考え方の整理であり、個別の判断は専門の窓口へご確認ください。取り扱いに疑問が残る場合の相談先は、次のとおりです。

・個人情報保護委員会（個人情報の取り扱いに関する相談）
・都道府県の労働局（募集や採用に関する相談）
・弁護士（個別の争いに関する相談）

返却を依頼するときの3ステップ

依頼すること自体に問題はありません。ただし、進め方には順序があります。

1. 募集要項と案内を先に確認する

「応募書類は返却いたしません」と明記されている場合、依頼しても運用は変わらない可能性が高くなります。まず記載を確認してください。破棄する旨が書かれていれば、その対応で処理されます。

2. 選考が終了してから連絡する

選考中の依頼は、辞退の意思と受け取られる場合があります。返却の依頼は、結果の連絡を受けた後に行ってください。 複数社の選考が並行している場合も、その応募先の結果が出るまで待つ形が無難です。

3. 返却か破棄かを選んで伝える

返送を求めるのか、破棄の対応で構わないのかを明示してください。返送を求める場合は、返信用の封筒や送料の扱いについても触れておくと、話が進みやすくなります。

依頼の例文

短く、事務的に伝える形で足ります。

電子メールで依頼する場合の例文：

「先日は選考の機会をいただき、ありがとうございました。

提出いたしました応募書類につきまして、ご返却いただくことは可能でしょうか。難しい場合は、御社にて破棄いただいて差し支えございません。

ご返却いただける場合は、返信用の封筒をお送りいたしますので、その旨お知らせいただけますと幸いです。」

破棄の対応で構わない場合の例文：

「提出いたしました応募書類につきましては、御社の規定に沿って破棄いただいて差し支えございません。念のため、対応いただける旨をご連絡いただけますと幸いです。」

電話で伝える場合の例文：

「先日応募いたしました◯◯と申します。提出した書類の取り扱いについて確認したく、ご連絡いたしました。」

理由を詳しく説明する必要はありません。返却の可否を確認する連絡として、簡潔に伝えてください。

依頼する前に押さえたい4つの注意点

進め方を誤ると、意図しない印象を与える場合があります。

・強い口調で求めると、応募先との関係が損なわれる場合がある
・募集要項に返却しない旨がある場合、依頼しても運用は変わりにくい
・返送の費用負担について、あらかじめ触れておくと調整しやすい
・返却されたとしても、別の応募先へそのまま使い回す形は避ける

日付や志望動機の記載が残ったまま提出すると、内容が合わないまま伝わります。書類は応募先ごとに作り直す前提で考えてください。

相談現場では「返してもらえれば次に使える」という考えを聞くことがありますが、実務的には作り直すほうが通過しやすくなります。返却の目的は、再利用ではなく個人情報の管理に置くほうが現実的です。

応募書類の内容から見直したいなら

経験豊富なアドバイザーが、これまでのキャリアを丁寧にヒアリングします。今の悩みの相談だけでもかまいません。

提出前にできる5つの備え

返却の有無に左右されない形にしておくと、確認の手間が減ります。

備え	具体的な進め方
控えを残す	提出前に複製を取り、手元に保管する
電子データで保管する	元の原稿を残し、応募先ごとに書き換える
提出先を記録する	応募日、提出方法、提出した書類を一覧にする
案内を保存する	返却や破棄に関する記載を控えておく
記載を最小限にする	求められていない情報は書かない

提出先の記録は一覧の形で残す

複数社へ応募すると、どこに何を出したかが曖昧になります。次の形で記録しておくと、後から確認しやすくなります。

項目	記入欄
応募日
応募先
提出した書類
提出方法（郵送・持参・電子）
返却に関する案内の有無
選考結果と連絡日

求められていない情報は書かない

指定のない項目まで詳しく書くと、管理される情報が増えます。募集要項で求められている範囲にとどめる形が、備えとしても有効です。

応募の経路によって変わる扱い

提出先が企業とは限りません。経路によって、確認する相手が変わります。

応募の経路	書類の提出先	確認する相手
企業へ直接応募	応募先の採用担当	応募先
求人サイト経由	応募先（サイトを通じて送付）	応募先とサイトの運営
転職エージェント経由	エージェントを通じて応募先へ	担当のアドバイザー
公共職業安定所経由	応募先	応募先または窓口

エージェントを通じて応募した場合は、担当者に確認するのが早い進め方です。応募先とのやり取りを代行しているため、書類の扱いも把握している場合があります。

なお、エージェントに登録した情報の取り扱いについても、利用目的や保管の期間が定められているとされます。登録を終了したい場合は、担当者へお申し出ください。

データで見る｜応募先が増えるほど管理が必要になります

書類の返却率に関する統計は限られます。企業の対応状況については、本記事では割合を示しません。参考として、市場の状況を示します。

指標	数値（目安）
有効求人倍率（情報処理・通信技術者）	1.43倍
有効求人倍率（職業計）	1.12倍
2030年に不足するとされるIT人材	最大約79万人

出典：厚生労働省「一般職業紹介状況」（2025年11月）
出典：経済産業省「IT人材需給に関する調査」（2019年公表）

求人が一定数ある状況では、複数社へ応募する進め方が一般的になります。応募先が増えるほど、提出した書類の把握は難しくなります。提出先の記録を残す作業は、その意味でも有効です。

なお、本記事は書類の取り扱いに関するテーマのため、年収に関する統計は挿入していません。機械設計や回路設計、生産技術などの機電系については、上記のうち全職業の指標である1.12倍のみを目安としてください。

返却されないことが気になる場合の考え方

不安が残る場合は、原因を切り分けてください。返却という手続きそのものが気になるのか、応募先の対応の仕方に不信感があるのかで、とるべき行動は変わります。

手続きが気になる場合は、破棄の対応で構わない旨を伝え、その確認をもらえば区切りがつきます。一方、連絡が一切ないなど対応そのものに不安がある場合は、記録を残したうえで相談窓口へお問い合わせください。

選考の傾向として、返却の可否は企業の規模や採用の体制によって差が出やすい部分です。対応の丁寧さがそのまま企業の良し悪しを示すわけではありませんが、応募先を見るときの一つの材料にはなります。

対応を確かめるセルフチェック

現状を確認してください。当てはまる項目に印を付けてみましょう。

□ 募集要項で、返却に関する記載を確認した
□ 提出前に控えを残している
□ 提出した書類と提出先を記録している
□ 選考の結果を受け取っている
□ 返却を求めるか、破棄で構わないかを決めている
□ 返送の費用負担について考えている
□ 応募の経路（直接か仲介か）を把握している
□ 相談できる窓口を把握している

該当数	目安の見方
6つ以上	依頼に進める状態。連絡の文面を用意する段階
4〜5つ	募集要項の確認と記録の整理から着手したい段階
3つ以下	まず提出先と提出内容の書き出しを優先したい段階

これは進め方を確認する目安です。該当数だけで良し悪しが決まるものではありません。

書類の準備から選考まで、一緒に整理しませんか

市場価値を客観的に評価したうえで、納得のいく選択肢を一緒に考えます。まずは情報収集の一環として話を聞いてみたいという方も歓迎です。

まとめ

・応募書類の扱いは返却、破棄、一定期間の保管の3つに分かれる
・返却されない場合も、応募の目的の範囲で扱われる前提とされる
・依頼する場合は、選考が終了してから簡潔に伝える
・提出前に控えを残しておくと、返却の有無に左右されない
・返却された書類をそのまま別の応募先へ使い回す形は避ける

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