「内定 断り方」と検索したあなたは、内定を辞退したいものの、どう伝えれば失礼にならないか悩んでいるのではないでしょうか。先にお伝えすると、内定の辞退は「早めに・お礼を添えて・簡潔に」伝えれば、角を立てずに済みます。 辞退は失礼なことではなく、伝え方さえ丁寧なら問題ありません。この記事では、IT・機電エンジニア専門の転職エージェントである私たちが、内定の断り方の例文とマナー、注意点までを解説します。
内定の断り方|基本の3原則
内定を辞退するとき、押さえたい原則が3つあります。この3点を守れば、円満に辞退できます。
- 早めに伝える:辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する
- お礼を添える:選考・内定への感謝を必ず伝える
- 簡潔に伝える:理由を細かく述べず、要点をまとめる
企業は、あなたのために時間とコストをかけて選考しています。だからこそ、迅速で誠実な連絡が、最後まで良い関係を保つ鍵になります。
内定辞退を伝えるタイミング
辞退の連絡は、とにかく早さが大切です。辞退を決めた時点で、すぐに連絡しましょう。 迷って先延ばしにするほど、企業にも自分にも負担が増えます。
- 辞退を決めたら、その日のうちか翌営業日には連絡する
- 入社承諾の返答期限がある場合は、期限内に必ず伝える
- 連絡が遅れると、企業の採用計画に影響が出る
早い連絡は、企業が次の候補者を検討する時間を確保することにもつながります。心苦しくても、早めの一報が誠実な対応です。
内定の断り方|メールと電話の使い分け
辞退の連絡手段は、メールと電話があります。状況に応じて使い分けましょう。
| 手段 | 向いている場面 |
| メール | 記録を残したいとき、相手の時間を取らせたくないとき |
| 電話 | 早く確実に伝えたいとき、丁寧さを示したいとき |
| 電話+メール | 電話で伝えたうえで、メールでも残すと最も丁寧 |
急ぎの場合や、より丁寧に伝えたい場合は、電話がおすすめです。 電話で伝えた後にメールを送ると、行き違いも防げます。まずメールで連絡し、先方から電話があれば対応する、という形でも問題ありません。
内定辞退の例文【メール】
まずは、そのまま使えるメールの例文です。〇〇の部分を、自分の状況に合わせて書き換えてください。
件名:内定辞退のご連絡(氏名)
株式会社〇〇 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇〇(氏名)です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変ありがたいお話をいただきながら恐縮ですが、 熟慮の結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、 ご期待に沿えず申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところ、 メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
―――――― 氏名 電話番号 メールアドレス ――――――
お礼とお詫びを添えつつ、辞退の意思を明確に伝えるのがポイントです。
内定辞退の例文【電話】
電話で伝える場合の、話し方の例です。落ち着いて、簡潔に伝えましょう。
お世話になっております。先日内定をいただきました〇〇です。 このたびは内定をいただき、ありがとうございました。 大変恐縮なのですが、熟慮の結果、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 お時間を割いていただいたのに、申し訳ございません。
辞退理由を尋ねられたら、「他社とのご縁があり」「今後のキャリアを考えた結果」など、簡潔に伝えれば十分です。詳しく説明する義務はありません。
内定辞退か迷っている・伝え方に不安があるとき
辞退すべきか、どう伝えるかを、専門のアドバイザーが一緒に整理します。伝え方の相談だけでもかまいません。
辞退理由はどう伝える?
辞退理由は、正直に細かく話す必要はありません。「他社に決めた」「キャリアを考えた結果」など、簡潔で角の立たない伝え方が基本です。
- 他社の内定を承諾したため
- 今後のキャリアを考えた結果
- 家庭や個人の事情により
企業や条件への不満が理由でも、それをそのまま伝える必要はありません。感謝とお詫びを軸に、前向きに、簡潔に伝えることが、円満な辞退につながります。
内定辞退で避けたいNG対応
最後に、辞退の際に避けたい対応をまとめます。これらは、企業との関係を損なう原因になります。
- 連絡せず、そのまま音信不通になる(無断辞退)
- 返答期限を過ぎてから伝える
- 理由を偽ったり、批判めいた説明をする
- 一度承諾した後に、直前で辞退する
特に無断辞退は絶対に避けましょう。 業界内での評判に関わることもあります。心苦しくても、必ず自分の言葉で連絡することが、社会人としての誠実な対応です。なお、一度承諾した内定の辞退は、企業に大きな迷惑がかかるため、判断は慎重に行いましょう。
辞退から次の一歩まで、一人で抱え込む前に
辞退後の進め方や、今後のキャリアを、専門のアドバイザーが一緒に整理します。今の悩みの相談だけでもかまいません。
まとめ
内定の断り方について、要点を整理します。
- 基本は「早めに・お礼を添えて・簡潔に」伝える
- 辞退を決めたら、その日か翌営業日には連絡する
- メールでも可、より丁寧にするなら電話+メール
- 辞退理由は正直に細かく話す必要はなく、簡潔でよい
- 無断辞退や期限超過は避け、必ず自分の言葉で連絡する
よくある質問(FAQ)
内定はメールで断ってもよいですか?
メールでの辞退は問題ありません。記録が残り、相手の時間も取らせないためです。ただし、より丁寧に伝えたい場合や急ぎの場合は、電話で伝えたうえでメールでも残すと、最も誠実な印象になります。無断辞退だけは避けましょう。
内定辞退はいつまでに伝えるべきですか?
辞退を決めたら、その日か翌営業日にはできるだけ早く連絡します。入社承諾の返答期限がある場合は、必ず期限内に伝えましょう。連絡が遅れると企業の採用計画に影響するため、早めの一報が誠実な対応です。
内定辞退の理由は正直に言うべきですか?
細かく正直に話す必要はありません。「他社に決めた」「キャリアを考えた結果」など、簡潔で角の立たない伝え方で十分です。理由を詳しく説明する義務はないため、感謝とお詫びを軸に、前向きに伝えましょう。
内定を辞退すると何か不利になりますか?
丁寧に辞退すれば、基本的に問題ありません。辞退は失礼なことではなく、伝え方が誠実であれば関係も損なわれにくいです。ただし無断辞退や、一度承諾した後の辞退は、評判に関わることもあるため避けましょう。
承諾後に内定を辞退できますか?
状況によっては可能な場合もありますが、企業に大きな迷惑がかかり、円満とは言えません。辞退を考える場合は、できるだけ早く、誠実に連絡することが大切です。判断に迷うときは、一人で悩まず専門家に相談することをおすすめします。
電話で辞退理由を聞かれたらどう答えればよいですか?
「他社とのご縁があり」「今後のキャリアを考えた結果」など、簡潔に伝えれば十分です。詳しく説明する必要はありません。感謝とお詫びの気持ちを添えて、落ち着いて伝えれば、角を立てずに辞退できます。
