内定承諾書に添え状は必要?書き方・例文・郵送マナーをまとめて解説

「内定承諾書 添え状」と検索したあなたは、内定承諾書を郵送する直前で、「そもそも添え状は必要なのか」「何を書けば失礼にならないのか」と手が止まっているのではないでしょうか。

結論から言えば、添え状は提出が義務づけられた書類ではありませんが、書面を郵送する場合は添えるのが一般的なビジネスマナーです。

この記事では、IT・機電エンジニア専門の転職エージェントである私たちが、内定承諾書に添える添え状の記載項目・そのまま使える例文・封筒や送付方法のマナー、そしてメール提出の場合の対応までを解説します。提出前に確認したいチェックリストも用意しました。

結論|添え状は必須ではないが、郵送するなら添えるのが基本

内定承諾書の添え状について、要点を先に整理します。

・添え状は法的な義務ではなく、なくても手続き上の不備にはならない
・ただし書類を郵送する場合、誰が・何を・何通送ったのかを伝える「案内状」として添えるのが一般的
・書式はA4用紙1枚、横書き、パソコン作成が基本(手書きも可)
・書く内容は「内定のお礼」「承諾の意思」「同封書類の内訳」の3点で足りる
・長文にする必要はなく、条件交渉の場としては使わない

添え状は評価されるための書類ではありません。入社手続きを担当する方が、開封してすぐ内容を把握できるようにするための一枚です。この前提を押さえておくと、迷いはかなり減ります。

そもそも添え状とは?内定承諾書に添える3つの理由

添え状とは、書類を郵送する際に一番上に重ねて同封する挨拶文兼案内文です。送付状、カバーレターとも呼ばれます。応募書類の郵送で使ったことがある方も多いはずです。

内定承諾書に添える理由は、主に次の3つです。

1. 同封物の抜け漏れを防げる
内定時は、内定承諾書のほかに誓約書や身元保証書、通勤経路の届出などがまとめて届くことがあります。同封書類を「記」書きで一覧にしておけば、受け取る側も自分も、不足に気づきやすくなります。

2. 誰からの郵便物かがすぐ分かる
人事担当者は同時期に複数名の書類を受け取ります。差出人と用件が一目で分かる一枚があるだけで、確認の手間が減ります。

3. 入社前の第一印象につながる
内定承諾書を受け取るのは、これから同僚になる人事や配属先の担当者です。選考は終わっていても、書類のやり取りは入社後の関係の入り口だと考えておくと安心です。

私たちが転職相談を受ける中でも、「内定が出た後こそ、どこまで丁寧にすべきか分からない」という声はよく聞きます。特に客先常駐が長く、書類のやり取りを自分で行う機会が少なかった方ほど迷いやすい部分です。

内定承諾書の添え状に書く8つの項目【一覧表】

添え状の構成は決まっています。次の8項目を上から順に並べれば形になります。

記載項目	位置	書き方のポイント
①日付	右上	投函する日を記載。和暦か西暦かは他の書類とそろえる
②宛名	左上	会社名・部署名・担当者名。担当者名が分かれば「様」、不明なら部署名に「御中」
③差出人	日付の下・右寄せ	氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレス
④表題	中央	「内定承諾書ご送付の件」など、用件が一目で分かる一文
⑤頭語・挨拶	本文冒頭	「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
⑥主文	本文中央	お礼→承諾の意思→書類送付の連絡、の順で簡潔に
⑦結語	本文末・右寄せ	「拝啓」なら「敬具」。頭語と必ず対で使う
⑧記書き	本文の下	「記」で始め、同封書類と部数を列挙し「以上」で締める

主文は3〜5文で十分です。添え状は熱意を語る場ではなく、事実を正確に伝える書類だと割り切ってください。

そのまま使える添え状の例文テンプレート【基本形】

以下は郵送用の基本形です。〇〇の部分をご自身の情報に置き換えてお使いください。

                                    2026年〇月〇日

株式会社〇〇

人事部 採用ご担当 〇〇様

〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇1-2-3
氏名 〇〇 〇〇
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇〇

内定承諾書ご送付の件

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは、〇〇職として内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
選考を通じて伺った開発体制や技術方針に強く共感しており、貴社の一員として働けることを大変うれしく思っております。

つきましては、内定承諾書に必要事項を記入のうえ、下記の書類を同封いたしました。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
これまでの経験を活かし、一日も早く貢献できるよう努めてまいります。今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1. 内定承諾書   1通
2. 誓約書     1通

以上

書面では「御社」ではなく「貴社」を使います。会社名は「(株)」と略さず、必ず「株式会社」と正式名称で記載してください。

ケース別の例文3パターン

状況に応じて、主文だけを差し替えれば対応できます。

1. 在職中で連絡がつきにくい時間帯がある場合

現職が客先常駐で日中の電話に出にくい方は、あらかじめ伝えておくと入社手続きが滞りません。

なお、現在は就業中のため、平日日中はお電話に出られない場合がございます。ご連絡は〇時以降のお電話、またはメールをいただけますと幸いです。

2. 入社日について相談したい場合

添え状で条件を交渉するのは避けますが、相談したい旨を一言添えるのは問題ありません。

入社日につきましては、現職の引き継ぎの都合上、〇月〇日以降を希望しております。ご相談させていただけますと幸いです。改めてご連絡いたします。

3. 手書きで作成する場合

手書きでも失礼にはあたりません。黒のボールペンを使い、修正液や修正テープは使わず、間違えたら新しい用紙に書き直します。文面はパソコン作成と同じで構いませんが、レイアウトが崩れやすいため、下書きをしてから清書すると安心です。

添え状を作る5つの手順

手順1|提出方法と期限を確認する
郵送か、メールか、採用ページからの提出か。送付方法(普通郵便、追跡できる方法など)の指定がないかも、案内文を読み返して確認します。

手順2|同封書類をすべてそろえる
内定承諾書、誓約書、身元保証書など、案内された書類を並べます。押印や記入漏れがないかもこの段階で確認します。

手順3|添え状を作成する
前述のテンプレートに沿って作成します。同封書類の一覧は、実際に手元にある書類と照合しながら書きます。

手順4|固有名詞と誤字を確認する
会社名、部署名、担当者名の漢字を、内定通知のメールや封筒の表記と照らし合わせます。印刷して声に出して読むと、見落としに気づきやすくなります。

手順5|封入して投函する
提出期限の2〜3日前に到着するよう逆算して投函します。書類のコピーまたは撮影による控えを、投函前に必ず残しておいてください。

郵送のマナー|封筒・折り方・順番・送付方法【一覧表】

書式そのものより、封入と送付で差が出ます。

項目	推奨	補足
用紙	A4・白無地1枚	他の書類と用紙サイズをそろえる
作成方法	パソコン(手書きも可)	手書きは黒のボールペンで
封筒	角形2号・白	書類を折らずに入れられるサイズ
折り方	折らない	折り目は書類の見栄えを損ねる
保護	クリアファイルに入れる	雨濡れと折れを防げる
書類の順番	添え状→内定承諾書→その他	開封してすぐ内容が分かる並びに
封筒の表書き	「内定承諾書在中」と赤字で記載	表面の左下に記載するのが一般的
封の仕方	のりで封をし「〆」と書く	セロハンテープは避ける
送付方法	指定があればそれに従う	指定がなければ追跡できる方法が安心
投函時期	期限の2〜3日前に到着するよう	土日祝と配達日数を考慮する

住所は都道府県から省略せず、建物名や階数まで記載します。切手は重量によって料金が変わるため、不安があれば郵便局の窓口で差し出すのが確実です。

なお、内定承諾書のような書類は信書に該当するとされ、一般の宅配便では送れないとされます。送付手段に迷う場合は、郵便局の窓口で確認してください。

メール提出・採用ページからの提出はどうする?

近年は書面ではなく、電子で提出を求められるケースも増えています。提出方法によって、添え状の扱いは変わります。

提出方法	添え状の要否	対応
郵送	添えるのが基本	本記事のテンプレートを使用
メール添付	不要(本文が添え状の代わり)	本文にお礼・承諾・添付内容を書く
採用ページ・システム提出	原則不要	提出後にお礼のメールを一本送ると丁寧

メールで提出する場合の本文例です。

件名:内定承諾書ご送付の件(氏名)

株式会社〇〇 人事部 〇〇様

お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定承諾書に必要事項を記入のうえ、本メールに添付いたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
入社後は一日も早く貢献できるよう努めてまいります。引き続きよろしくお願い申し上げます。

メールの場合、添え状の文面をそのまま添付する必要はありません。本文が案内文の役割を果たすためです。押印が必要な書類を画像で送る際は、傾きや影で読み取れなくならないよう注意してください。

よくある失敗7つと注意点

私たちが実際に相談現場で見聞きしてきた、つまずきやすい点をまとめます。

1. 応募書類の使い回しで、前に受けた企業名が残っている — 最も避けたい失敗です。他社選考と並行していた方ほど起こりやすいため、固有名詞は必ず一つずつ確認します。
2. 会社名を「(株)」と略している
3. 「〇〇様」と「御中」を重ねて書いている(どちらか一方のみ)
4. 頭語と結語が対になっていない(「拝啓」なら「敬具」)
5. 添え状で条件交渉を長々と書いている(交渉は別途、電話やメールで)
6. 提出期限を過ぎる、または料金不足で返送される
7. 記入・押印漏れに気づかず投函し、控えも残していない

「複数社の書類を同時に準備していて、封入を取り違えそうになった」という声も届きます。書類が複数社分ある時期は、企業ごとに封筒と書類をまとめて分けておくと安全です。私たちが支援する場合は、投函前の内容確認までお手伝いしています。

提出前チェックリスト|内定承諾書を出す前に確認したい8項目

添え状の完成度よりも大切なのが、承諾する条件の確認です。提出前に、次の8項目を確認してみてください。

□ 労働条件通知書を書面またはデータで受け取っている
□ 基本給と固定残業代(あらかじめ給与に含まれる残業代)の内訳を確認した
□ 配属予定の部署・担当領域・勤務地を確認した
□ 客先常駐の有無と、想定される契約形態を確認した
□ 想定残業時間と休日出勤の頻度を確認した
□ リモート勤務の可否と出社頻度を確認した
□ 試用期間の長さと、その間の条件の違いを確認した
□ 入社日と、現職の引き継ぎに必要な期間の見通しが立っている

一つでも空欄が残っているなら、承諾書を投函する前に確認するのが順序です。書類は出してしまうと元に戻せません。確認の連絡を入れること自体は、失礼にはあたりません。

承諾に迷いがあるときの考え方

添え状を書きながら手が止まる場合、原因は書式ではないことがあります。

大切なのは、**迷いの原因が「書類の書き方という手続き」なのか、「その企業に入社すること自体」なのかを切り分けることです。**前者なら本記事のテンプレートで解決します。後者であれば、承諾書を出す前に立ち止まる価値があります。

判断材料として、市場の状況も確認しておくとよいでしょう。厚生労働省の統計では、情報処理・通信技術者の有効求人倍率は1.43倍で、全職業計の1.12倍を上回っています。

出典:厚生労働省「一般職業紹介状況」(2025年11月)

ただし、これは「今の内定を断るべき」という意味ではありません。求人環境の数字はあくまで背景情報であり、判断すべきは目の前の条件が自分の希望と合っているかどうかです。

なお、内定承諾書を提出した後の辞退については、労働者側から一定期間前に申し出ることで可能とされます。ただし個別の事情によって扱いは異なります。

私たちはキャリアの専門家であり、法律の専門家ではありません。契約や損害賠償に関わる判断が必要な場合は、労働基準監督署の総合労働相談コーナー、弁護士、社会保険労務士といった専門窓口へご相談ください。

承諾書を出す前に、条件面を一度整理したい方へ

 

まとめ

・内定承諾書の添え状は必須ではないが、郵送する場合は添えるのが一般的なマナー
・記載項目は日付・宛名・差出人・表題・挨拶・主文・結語・記書きの8つ
・主文は「お礼→承諾の意思→書類送付の連絡」の3点で足りる
・封筒は角形2号、書類は折らずにクリアファイルへ入れ、期限の2〜3日前に到着するよう投函する
・メールや採用ページからの提出では添え状は不要で、本文が案内文の役割を果たす

よくある質問

「この内定を受けるべきか」を一人で抱え込む前に

市場価値を客観的に評価したうえで、納得のいく選択肢を一緒に考えます。まずは情報収集の一環として話を聞いてみたい、という方も歓迎です。