選考辞退は電話で伝えるべき？伝え方・例文・メールとの使い分けを解説

「選考を辞退したいけれど、電話でどう伝えればいい？」「気まずくて、なかなか電話をかけられない」と悩み、選考辞退の伝え方を調べている方も多いのではないでしょうか。

選考辞退は、面接日が近い場合や内定後なら電話で、それ以外ならメールで伝えても問題ありません。電話では「お礼→辞退の意思→簡潔な理由→お詫び」の順に、1〜2分で伝えるのが基本です。 決まった型を押さえておけば、緊張していても落ち着いて伝えられます。

この記事では、IT・機電エンジニア専門の転職エージェントである私たちが、電話で選考辞退を伝える手順や状況別の例文、気をつけたいポイントを解説します。

選考辞退は電話で伝えるべき？メールとの使い分け

結論から言うと、選考辞退は必ず電話で伝えなければいけないわけではありません。急ぎで確実に届ける必要があるときは電話、時間に余裕があるときはメールと、状況で使い分けるのが基本です。

選考の状況	おすすめの連絡手段	理由
書類選考中	メール	急ぎではなく、記録も残せるため
面接日まで数日以上ある	メール（返信がなければ電話）	担当者が都合のよいときに確認できるため
面接の前日・当日	電話	メールでは確認が間に合わない可能性があるため
最終面接後〜内定通知前	電話＋メール	企業が入社に向けた準備を始めている可能性があるため
内定後・内定承諾後	電話＋メール	影響が大きく、直接お詫びするのが望ましいため

※「数日以上」はあくまで目安です。企業から連絡手段の指定がある場合は、それに従ってください。

電話で伝えた場合も、あとからメールを送っておくと記録が残り、伝え漏れを防げます。

相談の現場では、「電話が怖くて連絡を後回しにしていたら、面接当日になってしまった」という声を聞くことがあります。連絡が遅れるほど伝えにくくなり、企業側の負担も大きくなります。辞退を決めたら、手段で迷うより先に、できるだけ早く連絡することを優先しましょう。

選考辞退の電話をかける前に準備すること

電話をかける前に、辞退の意思を最終的に固めておくことが何より大切です。 一度伝えた辞退を取り消すのは難しく、迷ったまま電話をすると、引き止められたときに曖昧な返事をしてしまいがちです。

そのうえで、次の準備をしておきましょう。

・応募職種、面接日時、担当者の氏名と部署を手元に用意する
・伝える内容（お礼・辞退の意思・理由・お詫び）を短くメモしておく
・周囲の音が入らない、電波の安定した場所を確保する
・企業の営業時間内にかける（始業直後・昼休み・終業間際は避ける）

かける時間帯は、一般的に午前10〜12時か午後2〜5時ごろが目安とされます。会議や来客が重なりやすい月曜の朝などは、可能であれば避けると担当者につながりやすくなります。

選考辞退を電話で伝える5つのステップ

電話は、次の5つの流れで進めるとスムーズです。全体で1〜2分を目安に、要点を簡潔に伝えましょう。

1. 名乗ってから担当者につないでもらう

最初に電話に出るのは、受付や別の社員であることが多いです。氏名と用件を伝え、採用担当者につないでもらいます。

「お世話になっております。○月○日に（職種名）の面接をお約束しております、○○と申します。採用ご担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。」

この段階では、辞退の用件を詳しく話す必要はありません。

2. 話す時間をもらえるか確認する

担当者につながったら、改めて名乗り、今話してよいかを確認します。

「お忙しいところ恐れ入ります。選考の件でご連絡いたしました。今、少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

都合が悪いと言われた場合は、かけ直してよい時間を確認しましょう。

3. 選考へのお礼と辞退の意思を伝える

まずは、選考の機会をもらったことへのお礼を伝えます。そのあとで、辞退の意思をはっきりと伝えます。

「このたびは選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。大変申し訳ございませんが、検討の結果、選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

「辞退しようかと考えておりまして」のような言い方は、相談と受け取られることがあります。意思が決まっていることが伝わる言い方を選びましょう。

4. 理由を簡潔に伝える

辞退理由を詳しく話す義務はありません。ただし、聞かれた場合に備えて、一言で答えられるようにしておくと安心です。

「他社からの内定をいただき、検討した結果、そちらへの入社を決めました。」

具体的な言い方は、後述の「辞退理由の伝え方」を参考にしてください。

5. お詫びとお礼で締め、相手が切ってから電話を切る

最後に、時間を割いてもらったことへのお詫びとお礼を伝えます。

「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。最後までご丁寧に対応いただき、ありがとうございました。失礼いたします。」

電話は、相手が切ったのを確認してから静かに切るのがマナーです。

選考辞退は、転職活動の中で多くの方が経験するプロセスです。転職活動の進め方や求人選びのポイントは、LINEでもお届けしています。気になる情報だけ受け取りたい方も、気軽にご利用ください。

【状況別】選考辞退を電話で伝える例文

ここでは、よくある状況ごとに例文を紹介します。基本の流れは同じで、状況に合わせてお詫びの言葉を調整します。

書類選考中・面接日まで余裕がある場合

あなた：「○○職に応募しております、○○と申します。大変恐縮ですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。ご検討いただいている中、申し訳ございません。」

面接の前日・当日の場合

面接直前の辞退は、企業が面接官の予定を確保している可能性が高いため、お詫びの言葉を丁寧に添えます。

あなた：「本日○時から面接のお時間をいただいております、○○と申します。直前のご連絡となり大変申し訳ございませんが、選考を辞退させていただきたく、お電話いたしました。お時間をご調整いただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。」

最終面接後・内定後（承諾前）の場合

内定後の辞退は、企業にとって影響が大きいため、まず内定へのお礼を伝えます。

あなた：「先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変ありがたいお話でしたが、慎重に検討した結果、辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。高く評価していただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」

内定承諾後の場合

内定承諾後の辞退も、一般的には可能であるとされます。ただし、企業はすでに受け入れの準備を進めているため、できるだけ早く、誠意をもって伝えることが大切です。

あなた：「一度内定をお受けしておきながら大変申し訳ございませんが、熟慮を重ねた結果、入社を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。ご迷惑をおかけしますことを、心よりお詫び申し上げます。」

私たちはキャリアの専門家であり、法律の専門家ではありません。損害賠償などを求められた場合や判断に迷う場合は、労働基準監督署や弁護士などの専門窓口に相談してください。

辞退理由の伝え方｜正直に言うべき？

辞退理由は、事実と異なる理由を作らず、角が立たない表現に言い換えて伝えるのが基本です。 企業への不満を細かく伝える必要はありません。

本当の理由	電話での伝え方の例
他社から内定が出た	他社から内定をいただき、検討の結果、そちらへの入社を決めました
年収・勤務条件が合わない	条件面を含めて総合的に検討した結果、辞退させていただくことにしました
仕事内容が想定と違った	お話を伺う中で、自分が目指す業務の方向性とは異なると考えました
現職に残ることにした	現職と改めて話し合い、残ることを決めました
家庭や個人の事情	一身上の都合により、辞退させていただきたく存じます

理由を深く聞かれた場合も、「総合的に判断した結果です」と丁寧に伝えれば十分です。企業によっては、「条件面なら調整できるかもしれません」と引き止められることもあります。気持ちが変わらないのであれば、「ありがたいお話ですが、意思は変わりません」と、はっきり伝えましょう。

担当者が不在・留守番電話のときの対応

担当者が不在の場合は、戻る時間を確認し、改めてかけ直すのが基本です。

「承知いたしました。何時ごろお戻りになりますでしょうか。改めてこちらからご連絡いたします。」

面接当日などで急ぐ場合は、電話に出た方に「選考辞退の件でご連絡した」と用件だけ伝言を依頼し、あわせてメールを送ります。

留守番電話につながった場合は、次のように用件を簡潔に残しましょう。

「○月○日に面接のお約束をしております、○○です。選考辞退のご連絡でお電話いたしました。詳細はメールでもお送りいたします。失礼いたします。」

留守番電話だけでは伝わったか確認できません。そのため、必ずメールでも同じ内容を送っておきましょう。

電話で選考辞退を伝えるときの注意点

電話での辞退は、次のポイントを押さえておけば、大きく印象を損なうことはありません。

・連絡せずに面接を欠席する「無断辞退」は避ける
・辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する
・引き止めに対して「考えます」などの曖昧な返事をしない
・企業や面接官への不満を感情的に伝えない
・他社の社名や条件を詳しく話しすぎない
・夜間や休日に担当者の携帯電話へかけない（指定がある場合を除く）

特にエンジニアの業界は、技術領域や地域によっては人のつながりが意外と狭い世界です。 将来、取引先や再応募先として同じ企業と関わる可能性もあります。最後まで丁寧に対応しておくことが、自分のキャリアを守ることにもつながります。

転職エージェント経由で応募している場合

転職エージェント経由で応募している場合は、企業に直接電話せず、担当のキャリアアドバイザーに辞退を伝えるのが基本です。 企業との日程調整や連絡は、エージェントが代わりに行います。

私たちのもとにも「直接言いにくいので、正直な理由を伝えてもよいですか」という相談がよく寄せられます。エージェントには、企業へ伝える表現とは別に、本音の理由を伝えてかまいません。「残業が多そうだった」「担当工程が想定より狭かった」といった理由がわかると、次の求人提案の精度を上げられるためです。

また、辞退するか迷っている段階で相談してもらえれば、企業に条件を確認したり、判断材料をそろえたりすることもできます。

辞退するか迷っているなら、一人で決める前に

「この企業でいいのか」と迷っている段階でも、私たちと一緒に判断材料を整理できます。経験豊富なアドバイザーがキャリアを丁寧にヒアリングし、納得のいく選択肢を一緒に考えます。

選考辞退が続くときに見直したいこと

選考辞退そのものは珍しいことではありません。ただ、辞退が何社も続いている場合は、一度立ち止まって原因を見直すことをおすすめします。

その際は、辞退の理由が「応募した企業の条件や環境」にあるのか、「自分の転職の軸のずれ」にあるのかを切り分けることが大切です。 企業側の問題なら、労働条件を事前に確認しやすい応募先を選ぶことで改善できます。一方で、軸があいまいなまま応募していることが原因なら、応募の前に条件の優先順位を整理する必要があります。

応募前に、次の項目を確認しておくと、選考途中のミスマッチを減らせます。

□ 担当する工程・業務範囲（例：上流工程か、運用中心か）
□ 勤務形態（自社勤務・客先常駐・在宅勤務の有無）
□ 平均残業時間と繁忙期の働き方
□ 想定年収の幅と評価の仕組み
□ 転職で「絶対に譲れない条件」と「妥協できる条件」

IT・機電エンジニアの転職では、求人票だけでは働き方の実態が見えにくいこともあります。私たちは、労働条件や労働環境を独自に審査した求人のみを紹介しており、応募前の段階で確認しておきたい点の整理もお手伝いしています。

次の応募で迷わないために、転職の軸を整理しませんか

選考辞退が続いてしまう方も、これまでの経験と希望を一緒に整理すれば、応募先を絞り込みやすくなります。今の悩みの相談だけでもかまいません。初回面談は電話などで約20分です。

まとめ

・選考辞退は、面接直前や内定後は電話、それ以外はメールでも問題ない
・電話は「お礼→辞退の意思→簡潔な理由→お詫び」の順に、1〜2分で伝える
・辞退理由は事実を変えずに、角の立たない表現に言い換える
・不在や留守番電話のときは、電話とあわせてメールでも連絡する
・辞退が続く場合は、原因が企業側の環境か、自分の転職軸のずれかを切り分ける

よくある質問

辞退を伝えたあとも、次の応募先選びは続きます。今すぐ転職を決めていない方も、求人選びや転職活動の進め方に役立つ情報をLINEで受け取れます。